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科技檔案管理對檔案資源與冗余資源兩者之間的調節效應

時間:2020-02-07 來源:蘭臺世界 作者:劉曼,孫京殿 本文字數:5227字
航天科技論文推薦最新范文10篇之第四篇:科技檔案管理對檔案資源與冗余資源兩者之間的調節效應
 
  摘要:通過對組織冗余、企業績效以及檔案資源三者之間的辯證關系進行分析, 并將冗余資源與檔案資源關系進行了比較, 闡述了科技檔案管理對檔案資源與冗余資源兩者之間的調節效應, 就科技檔案管理如何應對冗余資源管理提出了建議, 為航天重大研發項目冗余資源的整合與有效利用, 避免組織浪費提供借鑒和參考。
 
  關鍵詞:冗余資源; 組織冗余; 航天; 檔案管理;
 
  Abstract:
 
  By analyzing the dialectical relationship between organizational slack, enterprise performance and archival resources, the paper compares the relationship between redundant resources and archival resources, expounds the adjustment effect of science & technology archives management on the relationship between the two, then puts forward some suggestions on how to deal with the redundant resources management of science and technology archives management, and provides reference to the integration and effective utilization of the redundant resources of the aerospace major R & D projects.
 
  Keyword:
 
  redundant resources; organizational slack; aerospace; archives management;
航天科技
 
  合理開發和利用企業內部的冗余資源不僅有助于提高企業的技術創新能力, 而且也能提升企業的核心競爭力[1]80。隨著航天重大研發項目的投入與實施, 其標志性成果是建筑物的建造、儀器設備的啟用, 進而又一次地提高了航天科技技術能力。而科技技術能力提高的背后必然會產生組織冗余, 這也是航天科技研發過程中不可避免的產物。既往的研究雖然有不少有關組織冗余與冗余資源的研究, 但從檔案管理的角度進行冗余資源研究的甚少。那么作為信息資源管理者, 檔案部門如何對這些冗余資源更好地進行管理, 使其發揮的效用達到最大化, 更好地服務于航天科研生產, 是每一個航天科技檔案管理者應該深入思考的問題。
 
  一、問題的提出
 
  要從檔案管理角度研究冗余資源, 必須要了解什么是組織冗余。自M arch和Sim on (1958) 創造了“冗余”一詞后[1]81, 學者們對組織冗余做了多個定義。對此, 筆者在這里引用兩種基本觀點:一種觀點認為, 組織冗余是指某種超過企業生產經營所必需的, 能直接或間接被利用的有價值的資源[2]78;另一種觀點認為, 組織冗余是企業的一種現實的或潛在的資源緩沖器, 它使得企業能夠為了適應內部調整或外部變化而進行成功的調整, 以及為了適應外部環境而進行戰略變化[3]80。為了進一步研究方便, 學者們按照資源的獲得性將組織冗余進行了類型的劃分界定。這些界定不僅能夠適用于有形資源, 而且也適用于無形資源。如Singh (1986) 根據冗余資源的存在狀態把冗余資源分為“已吸收的冗余”———部分已經服務于經濟運作、難以再利用的冗余, “未吸收的冗余”——企業能夠快速調動用來面對沒有預期的緊急事態的冗余資源。
 
  從冗余資源定義來看, 適量冗余資源的持有對企業績效具有促進作用, 但持有過量的冗余資源對企業績效也有負面影響。由于航天科技的特殊性, 其在項目研發過程中必然會存在組織冗余, 特別是重大項目之后的冗余技術 (又稱儲備技術) , 這也是困擾航天科技檔案管理者的主要問題。這是因為, 首先航天重大項目不同于一般的研究項目, 它需要通過核心技術突破和資源集成, 在一定時限內完成重大戰略產品關鍵共性技術或重大工程, 以實現重要的國家目標;其次, 航天重大研究項目作為一項高投入、高風險的技術行業, 項目中大型設備、非標設備占很大的比重, 有的設備往往具有單一性和專用性, 且又有其他不確定因素干擾, 使其成為后備冗余。這些冗余資源也是本文研究的重點。
 
  二、組織冗余、冗余資源與企業績效的關系
 
  知識經濟時代初見端倪的今天, 一個企業的競爭力強弱在很大程度上取決于其績效的高低。由于組織冗余是組織在運行過程中不可避免的產物, 考慮到未吸收冗余與已吸收冗余, 有必要對組織冗余、冗余資源與企業績效三者之間進行研究, 為整合與應用冗余資源提供依據。
 
  1. 組織冗余與企業績效。
 
  鑒于組織冗余是以不同形式存在于企業內部的, 可以是有形的資源, 也可以是無形的資源, 所以冗余在企業運作的各個環節都發揮著作用。然而, 任何事物都有兩面性, 組織冗余的存在也并不是對企業有百利而無一害的。隨著組織投資的不斷增加, 無論是已吸收冗余還是未吸收冗余, 均會給企業績效帶來一系列的影響。組織冗余與企業績效之間并不總是線性或非線性的關系, 也可能是“U”形或倒“U”形的關系, 他們構建的組織冗余與企業績效之間的關系也是會呈階段性的, 其處于不同的階段, 二者之間的關系可能表現也不同。
 
  2. 冗余資源與企業績效。
 
  從理論上看, 資源基礎觀認為企業的價值創造過程與管理者的資源開發的獲取能力緊密相關。遺憾的是, 冗余資源在企業績效付出的諸多努力在實踐中卻未能得以體現, 而現有研究對冗余資源的測量標準均集中于財務指標, 而對無形的冗余資源關注較少, 這主要是由于冗余資源的利用是在環境不確定的條件下進行的。鑒于環境不確定概念比較抽象, 現有研究均采用多維度測量方法, 將其分為供應不確定、需求不確定和技術不確定[4]41。研究證實, 需求不確定和技術不確定的存在, 可以促進冗余資源的利用, 獲得良好的績效。這表明在面對波動較大的需求環境和技術環境時, 積極采用冗余資源可以降低這些不確定性的影響, 取得顯著的利用績效。
 
  三、檔案管理對冗余資源的調節效應
 
  盡管冗余資源在技術和管理層面上, 對其與企業績效的確認與研究探索無休, 但由于冗余資源作為“緩沖器”, 在應對環境不確定時的功能卻日益突出, 同樣也體現出對利用的內在建構和外在建構雙重特征。
 
  1. 冗余資源與檔案資源的比較。
 
  基于上文可以看出, 冗余資源與檔案資源同宗同源, 那么它們兩者之間的關系又如何呢?從檔案資源的角度來看, 檔案資源是科研活動的完整記錄, 它能夠反映每個技術領域中技術活動的知識現狀, 又能夠用來研究某個特定技術領域技術活動的發展歷史。即在自身具有的獨特能力和資源基礎之上, 注重對館藏知識進行技術處理, 盡可能地延長其在產業價值鏈上的業務活動, 而不太關注其價值鏈上的冗余資源的發現。這主要是由資源剛性與運作剛性所決定的[5]88。而從冗余資源的角度看, 冗余資源也具有分布性、嵌入性和累積性等特征, 這些特征與檔案管理的館藏資源有著同樣的功能, 都是為了實現未來目標, 成功地實現知識轉移或知識交流方案的潛能, 只是其知識的緘默性較強。
 
  由此可見, 冗余資源的范圍比檔案資源的范圍更廣、量更小。在管理層面上, 相對于檔案管理, 冗余資源具有沒有預期和臨時性等特征, 使冗余資源管理與檔案管理相比, 其更強調資源的靈活運用以及流程的重新配置。為了更加說明兩者之間關系, 筆者將兩者進行了比較 (見表1) 。
 
 
  表1 冗余資源與檔案資源的比較
 
  2. 檔案管理的調節作用。
 
  冗余資源對企業績效的影響也取決于如何管理這些資源。作為主管科技檔案資源的檔案部門, 其檔案管理也會影響到如何收集、分配與利用冗余資源。筆者認為, 科技檔案管理對冗余資源不僅存在互補關系, 而且還存在著調節作用。這是因為, 在不確定性較高的項目當中, 由于前攝知識不足、需求經常變化, 很難預料需要什么樣的知識。而檔案管理作為信息資源的“供給側”, 如果能及時給“需求”提供相關知識的補充, 勢必會抑制對組織冗余的追求。
 
  由于冗余資源的作用是應對環境變化的沖擊, 其也需要根據不同情況進行內部或外部調整。從檔案管理實踐來看, 檔案管理有兩個核心目的, 一是可以管理好存量資源, 二是在管理好貯存資源的基礎上, 擴大資源存量, 以管理為最終目的是以解決實際問題為導向, 促進檔案中所包含知識的形成、傳遞、共享、利用和創新, 進而提高檔案中所蘊含的檔案價值效用。所以說, 檔案管理不論是創新活動, 還是問題解決活動, 都可以對所需資源進行有效調節。既然檔案管理對所需資源有調節作用, 那么, 為什么我們感受不到檔案管理對冗余資源的調節作用呢?這是因為, 對冗余資源的研究與控制總是始于企業內部少數技術部門的專家或學者, 這些專家或學者對管理或多或少地有自己的想法, 而檔案管理部門雖然擁有更多的館藏資源, 但是不能夠更加準確和迅速地了解行業內技術知識和市場需求的變化, 以及初步了解技術和知識的變化趨勢與完全獲得和掌握新知識的核心是存在差異的。因此, 檔案管理部門要想運用好調節效應, 不僅要注重資源占有, 而且還要注重利用。
 
  四、檔案管理如何應對冗余資源管理的建議
 
  冗余是組織的一種可利用的潛在資源, 它能夠被轉化和利用以面對沒有預期的緊急事態。事實證明, 航天重大研發項目作為高新技術, 不論是已吸收冗余資源還是未吸收冗余資源, 在應對市場不確定環境條件方面都是具有緩沖作用的, 只是在不同的環境及情境下, 在不同的時間窗口, 不同類型資源的作用會存在差異?梢, 冗余資源是一個內生變量, 要想利用并控制開發這個變量, 必須對其進行相應整合。
 
  由于航天重大研發項目多為復雜的產品系統, 需要大型的設計隊伍, 涉及多個承擔單位, 承擔者要求高度專業化, 相關技術需要協調發展 (如技術突破與產業化問題) , 對資源的分配和整合方式提出了較高的要求。因此, 一個完整的重大項目資源管理體系實際上既是“資源鏈”, 也是“監督鏈”, 同時, 也還是一個有機的整體[6]154。在這個整體框架內, 航天檔案管理部門應做好以下工作。
 
  1. 系統管理。
 
  系統管理主要包括資源來源管理和各系統管理, 其功能是對系統的整體結構與行為進行控制與調整, 統籌協調各部分之間以及子系統與整個系統之間權利與職責的關系, 充分發揮每個環節的作用, 使整體和各子系統趨于穩定, 確保資源的產生、提交, 將檔案管理變為一種強制性和規范性行為。
 
  檔案管理部門一方面應加強從科技資源建設和子系統內部接收運行信息, 綜合這些信息, 分析系統發展趨勢, 制定運行的政策措施、項目管理規范, 促進各部分運行機構和機制的調整;而另一方面管理就是對各種資源來源的監管, 由于各類資源均來源于各個職能部門, 流動于多個工作環節, 而每一個職能部門、每一個工作環節都會影響其資源的質量, 因此, 系統管理可以充分發揮對各個職能部門、各個工作環節的約束、規范作用。
 
  2. 資源管理。
 
  資源管理主要包括資源的收集、加工與維護幾個環節, 主要任務是對科技基礎條件資源進行廣泛的采集、加工、分析、保存和維護。在自我運行的基礎上, 檔案管理部門除了根據任務需要, 有序調整自己的業務流程以及適應系統管理需要以外, 還應有針對性地采集, 不僅要對顯性知識進行收集, 而且還應對隱性知識進行收集。這些無形資產都會給企業帶來一定的經濟效益。同時, 檔案管理部門應對項目進行全程跟蹤, 并及時將自己的運行情況、資源情況等通過各種信息渠道提供給各系統管理部門的專家或學者, 加強雙方的交互, 為其管理提高效率, 進而減少對組織冗余的依賴。
 
  3. 服務管理。
 
  服務管理主要包括需求分析、資源生產及服務、產品傳遞等幾個環節, 其職能是通過服務流程把外部的需求轉化為各個工作階段, 對外界輸出服務或產品。航天檔案管理者應放寬眼界, 不拘泥于某一設備或某一項目, 而是應該將館藏內獲取的關鍵信息整體進行分析, 并對這些關鍵信息重新進行整合研究, 避免冗余資源囤積以及保存分散與集中、系統利用之間的矛盾。加強整合資源信息的通道, 尋找轉化或落地的應用平臺。通過平臺, 將檔案信息傳播與科研人員傳播拉近, 將檔案信息傳播能力與更具有影響力的績效拉近, 將檔案整合或研究空間與更趨多元研究空間拉近。按照動態性、可控性、可獲知性和可獲取性的原則, 對資源進行優化組合和無縫聯結, 從而實現檔案結合信息資源的合理組織、優化配置和最大增值。這不僅是利用組織冗余最有效的途徑, 也是緩解供需雙方矛盾, 保存分散與集中系統利用之間矛盾, 以及避免冗余資源囤積最有效的辦法。
 
  服務業是未來中國經濟增長和中國航天事業發展的穩定器。航天檔案管理部門作為服務業的重要組成部分之一, 航天科技檔案管理對提升航天產業技術水平發揮的效用也會越來越大。盡管當前檔案管理工作已經取得了一定的進展, 但相對于其各種資源的潛在價值而言還遠遠不夠。未來我們仍需采取有針對性的促進措施, 而合理開發冗余資源則不失為一條有效的新途徑。本研究的工作仍然是初步的, 只是掀開了研究的一角, 還有很多問題值得我們航天科技檔案管理者進一步深入探討。
 
  參考文獻
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